Leasing sprzętu
PRINTOSCOPE
Kontrola kosztów
PRINTOSCOPE jest zaawansowanym sieciowym rozwiązaniem służącym do:
- Monitorowania ilości oraz kosztów wydruków wykonywanych przez sieciowe i lokalne urządzenia drukujące,
- bezpiecznego drukowania, polegającego na możliwości wprowadzenia autoryzacji dostępu do wydruków poszczególnych osób,
- autoryzacji dostępu do urządzeń kopiująco -drukujących za pomocą kodów pin lub kart zbliżeniowych w wielu różnych standardach,
- archiwizowania drukowanych dokumentów wraz z możliwością późniejszego wglądu w ich treść na podstawie ściśle nadawanych uprawnień,
- zarządzania procesem drukowania m.in. poprzez wprowadzenie mechanizmu druku wędrującego (follow me printing), polegającemu na możliwości odbioru pracy na wybranym urządzeniu w ramach określonej grupy,
- szczegółowego raportowania zabranych informacji za pomocą przekrojowych zestawień, które mogą posłużyć do dalszych analiz i optymalizacji systemów drukowania Klientów.
System Printoscope składa się z kilku współpracujących ze sobą modułów realizujących różnorodne funkcje:
MONITOROWANIE
System Printoscope zbiera wszystkie informacje o dokumentach, które są drukowane w firmie.
Administrator dla każdego urządzenia drukującego i kopiującego definiuje koszt wykonania wydruku kolorowego jak i czarno-białego oraz koszt wykorzystywanego w czasie drukowania papieru. Na etapie konfiguracji systemu Printoscope administrator odwzorowuje strukturę organizacyjną firmy oraz przypisuje do niej pracowników. W wyniku tego Printoscope umożliwia dokładne określenie kosztów wygenerowanych przez poszczególnych pracowników i komórki organizacyjne. W firmach, które prowadzą system rozliczania kosztów dane te mogą służyć obciążeniu danej komórki organizacyjnej. Natomiast w firmach nie prowadzących takich ewidencji umożliwia to kierownikowi danej komórki organizacyjnej kontrolę nad kosztami. Printoscope udostępnia informacje o drukarkach przeciążonych, niedociążonych lub generujących najwyższe koszty, pozwalając na optymalizację kosztów wydruków w ramach posiadanego sprzętu. Dodatkowo umożliwia lepsze planowanie zakupów urządzeń i materiałów eksploatacyjnych. Poszczególne osoby i działy mogą mieć ustalone miesięczne limity kosztów i ilości wydruków.Po przekroczeniu przez pracownika określonego limitu,Printoscope automatycznie wysyła informację o tym fakcie do określonych osób. Mechanizm ten pozwala dokładnie planować koszty wydruków dla całej firmy. Printoscope udostępnia również informacje o pracownikach generujących koszty odbiegające od średniej, pozwalając wykrywać potencjalne nadużycia. Pobieranie informacji o stanie urządzeń wielofunkcyjnych jest jedną z funkcjonalności modułu Printoscope Cost Control. Jest ona realizowana przez skaner SNMP. Umożliwia on wyszukiwanie w sieci urządzeń, które potrafią komunikować się korzystając z protokołu SNMP. Skaner SNMP umożliwia także monitorowanie stanu wybranych urządzeń sieciowych poprzez odczytywanie zawartości liczników przechowywanych przez urządzenie oraz rejestrowanie liczników urządzenia w bazie danych.
System Printoscope umożliwia monitorowanie wydruków wykonywanych w sieciach LAN, jak i na urządzeniach bezpośrednio podłączonych do komputera. Obsługuje większość popularnych systemów operacyjnych, takich jak MS Windows, Novell NetWare 4 - 6, wydruki z systemów wydruków CUPS i LP (dla systemów z rodzin UNIX, Linux, Solaris, AIX).
BEZPIECZEŃSTWO I POUFNOŚĆ DANYCH
Autoryzowany dostęp do funkcji drukowania i kopiowania możliwy jest dzięki zastosowaniu Printoscope Terminali (PT) fizycznych urządzeń umieszczonych bezpośrednio przy drukarkach lub maszynach wielofunkcyjnych (MFP). Warunkiem uzyskania dostępu do urządzenia jest identyfikacja użytkownika poprzez użycie karty zbliżeniowej lub wpisanie kodu PIN na klawiaturze terminala.
Printoscope Terminal może współpracować z dowolnym, zewnętrznym urządzeniem identyfikująco - autoryzującym. Terminal integrowany jest z czytnikami kart zbliżeniowych następujących standardów: UNIQUE, MIFARE, HITAG, INDALA, HID, ATS GE Security, Cotag. Istnieje możliwość podłączenia do terminala innego rodzaju czytnika, zarówno w wersji przeznaczonej do zabudowy wewnątrz terminala lub czytnika zewnętrznego poprzez dedykowane złącze. Mogą to być również czytniki kart magnetycznych lub inne zewnętrzne urządzenia autoryzujące. Zapewnienie poufności realizowane jest dzięki odpowiedniemu przepływowi informacji. Użytkownik wykonując wydruk ze swojego komputera, przesyła jego treść do Printoscope Terminal Servera, a nie bezpośrednio do drukarki. Następnie kieruje się do dowolnej drukarki objętej systemem, identyfikuje się przy pomocy karty zbliżeniowej i za pomocą PT uruchamia drukowanie pracy wysłanej z własnego komputera. Po wykonaniu tej operacji treść dokumentu kierowana jest z Printoscope Terminal Servera do wybranej drukarki i dokument jest drukowany.
UDOGODNIENIA
Jednym z istotnych elementów zwiększenia komfortu drukowania jest zastosowanie mechanizmu wydruku wędrującego (follow me printing). Polega on na umożliwieniu pracownikom firmy wykonywania wszystkich wydruków na jednej, specjalnie skonfigurowanej, systemowej kolejce wydruków i odbiór ich na dowolnie wybranej spośród wszystkich drukarek firmowych. System wędrujących wydruków może być stosowany jako rozwiązanie niezależne, ale może też zostać zintegrowany z systemem rozliczania kosztów Printoscope Cost Control (PCC).
Dedykowane narzędzie graficzne umożliwia łatwe zarządzenie konfiguracją drukarek, kolejek, użytkowników oraz nadawanie im szczegółowych uprawnień. Modyfikowanie konfiguracji dostępne jest wyłącznie przez autoryzowanego użytkownika. Graficzny interfejs administratora pozwala zarządzać kolejkami wydruków oczekujących. Możliwe jest przeglądanie oraz anulowanie wybranych wydruków.
ARCHIWIZACJA I MONITORING
Wykorzystanie modułu Printoscope Printouts Repository daje możliwość archiwizowania i komisyjnego przeglądania treści drukowanych dokumentów. Wydruki wykonywane przez użytkowników są archiwizowane w repozytoriach w takiej postaci, w jakiej zostały wysłane do urządzenia drukującego (pliki RAW). System obsługuje wiele repozytoriów, do których dostęp jest realizowany z poziomu Printoscope Management Console, który jest podmodułem Printoscope Cost Control.
Deduplikacja magazynowanych wydruków zmniejsza rozmiar repozytoriów dzięki eliminacji powtarzających się danych. Wydruki przechowywane są w postaci zaszyfrowanej. Dzięki wykorzystaniu algorytmów szyfrowania AES i RSA, Printoscope Printouts Repository gwarantuje brak możliwości nieautoryzowanego dostępu do potencjalnie tajnych danych zawartych w wydrukach. Dostęp do przeglądania treści wydruków mają tylko bezpośredni menadżerowie wykonawców wydruków ustanowieni według ściśle nadanych uprawnień.
RAPORTOWANIE I ANALIZA
Integralną częścią modułu PCC jest mechanizm raportowania przeznaczony dla osób zajmujących się analizą i rozliczaniem kosztów. Dostępny jest zestaw kilkudziesięciu predefiniowanych raportów umożliwiających uzyskanie danych dla wybranego okresu. Można wyróżnić raporty związane z użytkownikami, drukarkami, typem i formatem wydruku oraz jednostkami organizacyjnymi, co ułatwia szybki dostęp do interesującej nas informacji. Wygenerowany raport można wydrukować lub zapisać do pliku (eksport do html, csv, pdf, xls) w celu późniejszego wykorzystania danych w innym systemie. Oprócz tabelarycznej prezentacji danych wybrane raporty posiadają również postać graficzną.